Подготовка к выставке. Предварительная подготовка к выставке
При организации биржевой и выставочной торговли выделяют три этапа:
1.этап Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет информируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия.
При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.
Основными источниками доходов от проведения выставочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.
2.этап Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки или выставки-продажи.
Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей,
организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др.
3.этап Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли.
Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят:
· представители государственных;
· коммерческих структур;
· отраслей производства;
· торговли, предприятий;
· объединений, научно-исследовательских;
· других организаций.
Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Выставочный комитет определяет: · состав участников выставки; · создаёт рабочие органы; · необходимые для выполнения поставленных задач; · согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы; · прибытию участников; · встреч представителей продавцов ; · покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции; · оформления документации; · условий поставок; · вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом; · изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, · обеспечивает обслуживание участников; · определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки. Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением: · бухгалтерской; · статистической отчетности; · заключает договоры; · необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения; · назначает и увольняет работников выставки; · руководит рабочими органами; · осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность. Возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки: · проведение финансовых операций; · контроль за расходованием средств; · ведение установленной отчётности; · предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров. Ход торговых операций на выставки контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров. Предметом торговли на выставки могут быть: · товары и другие материальные ценности; · предварительно заказанные; · запланированные к производству и поставке в ближайший период; · изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на выставки не реализуются. Они представлены: · в образцах; · буклетах; · проспектах; · чертежах; · фотографиях, · кино-видеороликах и т.д. Выставляются на выставки также научно-технические разработки: · в виде натуральных экспонатов; · макетов; · патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставки. Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать: · состав участников; · количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.